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1.- Introducción

En el comportamiento organizacional, un grupo se define como dos o más individuos que interactúan entre sí y se juntan para lograr objetivos específicos, pueden ser tanto informales como formales. Los grupos formales son aquellos que definen la estructura de una organización, donde los puestos de trabajo designados establecen las tareas de cada individuo dentro de la organización, para esto, existen metas organizacionales específicas que guían la conducta que debería tener cada individuo.

2.- La comunicación

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La comunicación se define como el proceso de enviar y recibir símbolos que poseen un significado. Siendo la fuente de información la persona o grupo que intenta comunicarse con alguien más. La fuente busca comunicarse para cambiar las actitudes, el conocimiento o el comportamiento del receptor. Para transmitir un mensaje, implica el proceso de decodificación, que se basa en traducir la idea o pensamiento en un mensaje que consta de símbolos verbales, escritos o no verbales. Estos mensajes son transmitidos por diferentes canales de comunicación, que pueden ser correos electrónicos, reuniones frente a frente, memorandos, etc.

3.- 5 funciones principales

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La comunicación cuenta con cinco funciones primordiales dentro de una organización. La primera es la administración, explica cómo la jerarquía de autoridad y reglas formales que se exigen que obedezcan los empleados dentro de una organización. La comunicación realiza una función gerencial cuando las personas dentro de una empresa se ciñen a las descripciones de su puesto de trabajo o atacan a las políticas de la compañía. La segunda función de la comunicación es la retroalimentación, ya que les aclara a los individuos lo que deben hacer, que tan bien están realizando las acciones y/o tareas y cómo podrían mejorar su rendimiento. El establecimiento de metas específicas, la retroalimentación del progreso hacia ellas y el reforzamiento del comportamiento deseado, estimulan la motivación y son esenciales para la comunicación. La tercera función es la de expresión emocional, la comunicación ofrece un medio de interacción social, que es uno de los principales mecanismos fundamentales por el cual los miembros de una organización pueda expresar tanto sus frustraciones como sus sentimientos de satisfacción. Con esta función, la comunicación puede brindar medios para lograr una satisfacción social dentro del área de trabajo así como de cada individuo. La cuarta función es la de la persuasión, siendo esta positiva o negativa dependiendo de los estilos de liderazgo que fomente o emplee el líder en su grupo de trabajo. La quinta y última función de la comunicación es la del intercambio de información, se emplea para facilitar la toma de decisiones dentro de una organización o grupo de personas, ya que la comunicación proporciona medios de información que los individuos y grupos necesitan para la elección y discusión de una toma de decisiones, esto gracias a la transmisión de los datos relevantes para identificar y evaluar las alternativas.

4.-La dirección de la comunicación

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Otro aspecto relevante de abarcar es en el ámbito de la dirección de la comunicación. La dirección de la comunicación puede fluir de manera vertical, siendo subdividida en dos grupos ascendente y descendente, y la lateral que viene siendo la comunicación a través de redes de grupos formales pequeños o de los rumores informales.

La comunicación descendente viene siendo la comunicación que fluye desde el nivel de un grupo u organización hasta un nivel inferior. La utilizan los líderes de grupos y gerentes para asignar las metas que se quieren lograr, asignar y dar instrucciones sobre los puestos de trabajo, explicar las políticas y procedimientos de la empresa, señalar los posibles problemas que necesiten atención y brindar una buena retroalimentación. En este tipo de comunicación, la forma de transmisión y el contexto del intercambio de información son de suma importancia y el líder o el gerente tiene que ser un buen comunicador que pueda transmitir y discutir las ideas con los demás individuos, ya que un problema que se encuentra en esta tipo de comunicación descendente es en su naturaleza unidireccional. Los gerentes informan a sus subalternos, pero rara vez solicitan su consejo o sus opiniones.

La comunicación ascendente es la que fluye hacia un nivel superior del grupo u organización. Se utiliza para brindar retroalimentación a los jefes, informarles sobre el progreso hacia las metas y plantearles problemas actuales. Este tipo de comunicación permite que los gerentes conozcan los sentimientos de los empleados hacia su puesto de trabajo, hacia sus compañeros y hacia la organización en general. Sin embargo, este tipo de comunicación es complicada dado a las diversas responsabilidades laborales que tienen que cumplir los gerentes, esto genera que se sientan más abrumados y se distraigan con facilidad. Para evitar esto, la comunicación debe de ser breve, con frases cortas en vez de explicaciones extensas y proponer acciones concretas

Otro tipo de comunicación es la denominada lateral u horizontal, que tiene lugar entre los miembros del mismo grupo de trabajo. Este tipo de comunicación ahorra tiempo y facilita la coordinación. Las comunicaciones laterales que se dan con el conocimiento y el apoyo de la gerencia suelen tener resultados benéficos, sin embargo existen ocasiones en donde crean conflictos disfuncionales, cuando los miembros evaden o ignoran a sus superiores

5.-Los rumores

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Un punto importante a tomar en cuenta dentro de la red de comunicación informal dentro de un grupo u organización son los rumores. Los rumores forman parte importante de la red de comunicación de cualquier grupo u organización, ya que satisfacen necesidades de los empleados, generan un sentimiento de cercanía y amistad entre quienes comparten la información. También, la información sobre una compañía proviene de los rumores de los colegas y estas influyen de manera significativa en la decisión de los aspirantes de ingresar a una organización.

Como hace referencia una investigación hecha en Tijuana, que analizó los flujos de la comunicación dentro de una organización privada, la teoría de la organización se ha consolidado como una base alternativa para los estudios de la comunicación organizacional, la cual sirve de guía a este trabajo para mostrar brevemente la evolución de los flujos de la comunicación y su gradual aceptación por parte de quienes dirigen una organización. Esta investigación tuvo como objetivo conocer si en la práctica de la comunicación las organizaciones privadas de la ciudad de Tijuana, en los giros comercio, industria y servicios han cerrado la brecha entre el flujo descendente y los otros dos: ascendente y horizontal. Utilizó un estudio exploratorio y, empleando un cuestionario entrevista, se obtuvo información de las prácticas de comunicación de una muestra de 53 empresas en su mayoría medianas y grandes. Los resultados en el giro industrial muestran que se privilegia la comunicación vertical, particularmente la descendente sobre la horizontal, contraponiendose a las nuevas tendencias teóricas de las organizaciones que motivan el trabajo en equipo y una mayor integración. También, la investigación encontró una brecha relacionada con las prácticas de comunicación ascendente y que las organizaciones reconocen un mayor porcentaje de actividades relacionadas con la comunicación descendente.

Para finalizar este punto, se debe mencionar que la organización debe estar consciente de las implicaciones que tiene el ser una organización comunicante, aun cuando existen otras variables que pueden incidir en sus resultados, el permitir los diferentes flujos, tipos o vectores de la comunicación bajo condiciones de respeto y tolerancia para la organización y colaboradores propicia más beneficios que problemas. Una comunicación más balanceada, respondiendo a las necesidades de los colaboradores, quienes seguramente darían un vuelco a la pirámide, sin perder de vista los objetivos de la organización

6.-Las barreras de la comunicación

Dentro de toda organización, también existen problemas con respecto a una buena comunicación, denominadas también como barreras que distorsionan la comunicación eficaz. La primera de ellas es el filtrado, que se refiere a la manipulación intencionada que hace el emisor de información para que el receptor vea el mensaje de una forma más favorable. La segunda es la percepción selectiva, siendo relevante ya que los receptores observan y escuchan el mensaje de forma selectiva en base a sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otros motivos personales. La tercera es la sobrecarga de información, cuando la información con la cual tenemos que trabajar excede nuestras capacidades generando estrés y, hasta cierto punto, un desafío que quizás no podamos alcanzar. La cuarta son las emociones, las personas tienden a interpretar los mensajes de acuerdo de sus estados de ánimo o sus emociones del momento. El quinto es el lenguaje, se debe usar un lenguaje uniforme ya que las personas podrían interpretar erróneamente el mensaje que se les quiere dar a conocer. El sexto punto es el silencio, sobretodo en el caso de que si lo usan los líderes o los gerentes, ya que puede provocar confusión en los trabajadores por tomarlo como una señal negativa. El séptimo es el miedo a la comunicación, este se relaciona más con el tema de la ansiedad social a la hora de expresarse, tanto oralmente como de manera escrita. Los individuos que sufren miedo a la comunicación oral evitan situaciones donde necesariamente tienen que hablar, sin embargo casi todos los trabajos requieren a cierto grado la comunicación oral. Por último están las mentiras, que son las tergiversaciones de la información que generan ser un obstáculo para la comunicación eficaz.

 

Bibliografía:

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  • Judge, T., Robbins, S. (2017). Comportamiento Organizacional. Ciudad de México: Pearson Educación Inc.
  • Montoya Robles, M. d. y De la Rosa Gutiérrez, L. (2014). Flujos de comunicación en organizaciones privadas de Tijuana. Tijuana: Razón y Palabra. Recuperado de https://www.researchgate.net/publication/272491575_Flujos_de_comunicacion_en_organizaciones_privadas_de_Tijuana_httpwwwrazonypalabraorgmxNN87index87html
  • Schermerhorn, J., Hunt, J. y Osborn, R. (2004). Comportamiento organizacional (Primera ed.). Limusa Willey.

 

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